「割り込みが多くて困ってるんですけど、どうすればいいですか?」「やらなければいいと思うよ」

「割り込みが多くて困ってるんですけど、どうすればいいですか?」
「やらなければいいと思うよ」

と書きかけて、放置していた。せっかくだから書きかけのまま投稿する

あるある?

メールとチャットと打ち合わせをして
困っている人の相談を受けていたら、一日が終わっていた。
予定していたタスクは何ひとつ完了していないのに。
本来やるべきことに時間が取れない。
そして残業でカバー。

「あれ?私はこんなことしてていいのかな?」でもお客様や仲間が困ってるし、お仕事しなきゃ助けなきゃ
嫌な顔せず、いろんな人の話を聞いて手伝っていたら、さらに仕事が増えた
定時間際にお仕事を頼まれる「今日中にお願い!」

次々と新しいことが増えると、新しいものから対応するスタック型に陥る。
すると、タスクの抜け漏れが発生し、後回しにされ対応されないタスクが現れる「え?すぐ終わるのに、まだやってないの?」
対応をしても旬を逃している「え?なんでそんなことやってるの?そんなのもういらないよ?」
「割り込み片付いた終わったー。さっきまで何やってたっけ?」思い出して集中し始めたところに、通知が飛んでくる。

やるべきタスクが進まない。
仕方がないから、休日に誰もいないオフィスに出勤する。
すると、休日はなぜか仕事が捗る。2〜3日分の仕事が一気に片付いた。

どうしよ?

「これって、アジャイルで解決できますか?」
できるんじゃない?知らんけど。
できないんじゃない?知らんけど。

  • 割り込みの見える化
    • 可能であれば、物理カンバンが他の人にわかりやすいのだが、メールやSlackの依頼だと紐付けしにくいことがある。その場合は、Trelloのような電子かな?
    • 見える化することで、定性的定量的な側面が見えて、次の手を打てるようになる。最初から完璧は目指さない。少つずつ見えてくる
    • 「こういうのやって」「わかりました。今これだけやりたいことあるんですけど、どこに入れます?」と、できるといい感じ
  • 課題の共有(シェア)
    • シェアできている範囲でしか、最適化は難しい。
      • 権力で強制することはできるけど
    • 個人の課題ではなく、チームの課題
    • チームの成果として、何をいつまでにやるか?優先順をどうするか?
    • そういう意識で、仕事を進める。忙しい人がいるなら、みんなで助ける
    • みんなの仕事
  • ステークホルダとの共有
    • チーム
    • 上司
    • 他チーム
    • 特にスポンサーに対して「このお金に何に使います?」を合意できてると良いかなー
      • いろんな方向からくると、優先順も決められないから、一箇所にまとめてステークホルダ同士に自然と伝わるようにする
        • 「どちらの部署の案件から優先しましょうか?」をステークホルダどうして決めてもらうといい感じ
  • 量が多い
    • 単純にキャパシティーオーバーである
    • この状態は、予算確保者と認識があっていない可能性が高い
    • 人員増加や取捨選択を行うべき
    • 残業前提の計画になっていないか?
    • 依頼者に、私たちのチームのタスクキューは見えていますか?
    • 「タスクキューに優先順にところに入れてください」
    • 割込バジェットを設定する
  • 煩雑なタスク、人手が多い、繰り返しが多い
    • VSMでリードタイムのボトルネックを可視化
    • 人間が頑張らないようにする
    • そもそもなくす
    • 自動化、セルフサービス化
      • そのための時間が取れない
  • 対応者が偏る
    • 動機がない(メリットが少なく、デメリットが多い)
    • 特定の誰かにしかできない、知らない
    • 日直のような当番制
      • 当番制にすることで、負荷を分散する
    • リバースプロキシ
      • 有識者や特定の誰かしか知らない場合、引継先にしたい人をリバースプロキシにする。
        • その過程で、知識や意識決定プロセスの委譲を行うことができる。また、「特定の誰か」は、仕事が集中しやすい人であることが多いが、多方向から依頼があると、それを管理するだけで時間が取られてしまうため、プロキシ役からのみアクセス可能にすることで負担を軽減する。
    • チームの外からは「誰に依頼すらばいいのかわからないから、知り合いに聞くか、全員に聞くか」になる。
      • 窓口が決まっていると対応がしやすい。
      • チーム内であれば、「誰なら詳しいか、誰にアサインすると良いか」を判断しやすい。
  • 時間が取れない
    • 毎週何曜日の何時〜何時は、「◯◯のための時間」と決める、リズムを作る
    • チームやスポンサーと合意できると「その時間帯は話しかけないで」とできる。チームに守ってもらうことができる。
  • いい人問題。いい人は評価されにくい。 

www.slideshare.net

  • スイッチングコスト
    • フローとフロー
  • その割り込みは、本当にやる必要はありますか?
    • ほうっておいても、実は大丈夫なのでは?
    • やらなくても、意外となんとかなったりする
    • 形骸化しているだけで、うっかり忘れても誰も困らないのでは?
    • 伝統的にやっていることは、現時点で冷静に考えて見て、費用対効果は十分か?
  • 100点を取ろうとすると、工数は無限に増える。
    • どれくらい失敗を許容できるか?その設計が必要
    • 40点や60点では、何が問題になる?
    • 頑張って100点とったら、それは再現可能な期待値だと認識される。「次は120点とって!」
      • 上がり続けるハードル
  • 「割り込みが多い」からは、具体的に何が困っているの?
    • 早く帰れない?精神にくる?お金がもらえない?生産性が増える?スイッチングコスト?もともと予定していたことができない?家族との時間が取れない?評価が下がる?
    • 組織として、チームをそれをどう考えている?
    • 自分がババを引かないように表面上にこにこしながら、机の下で足を蹴り合って押し付けあってたりしない?

正論

これらは、きっと正論
直面している問題とは、何かが乖離しているでしょう?
ここに書かれたひとつの解決策で解決するなら、悩んでいない
複合的で複雑な問題をシンプルに捉えようとすると、矛盾が生じる

正論では解決できそうにない、違うものがあるだろう
うまくできない、と思うならその差分は何か?そこに制約や目的が隠れていることがある

but...短期的な力技で解決する(疲弊、燃え尽きリスクをとる)ことを除けば、

  1. タスクを小さくして、優先順を決めて順番にやる
  2. 個人の課題ではなく、チームや組織の課題としてシェアする
  3. がんばらない

にするしかなさそうかなー

優先順を決めるにしても、個人で判断するには限界がある
スポンサーに「予算配分どうします?何を優先します?」
シェアして「みんなで雪かきしようよ」
に持って行かない限り、誰かに負担が集中して苦しむだけになりそう

あと、全部はやれないから、やれることだけやる
「できるから、やる」
「できないから、やらない」
そうではなくて「できるけどやらない」
疲弊してしまわないように、本当にやりたいこと・やるべきことを効果的にできるように。

細野さんの公演を見ながら勝手にシンパシーを感じていたのが、決して無理しないRSGTのモットーみたいなもの。近年のRSGTにおきましては会場のキャパも座席数も需要に追いついてない感じで、チケットが取れない方には大変心苦しい限りですが、見えない誰かに無理無茶を押し付けてしまわないことが、ウォーターフォールに比べてのアジャイルの決意みたいなものだと思うんです。スタッフの皆さんにおかれましては、すぐにアンドンのコードを引いて欲しいと思っています。担当者がギブアップするまで続けるチキンレースはやりたくない


「できないかもしれないけどやる」が若きベンチャースピリット、「できることをやる」が伝統的なエスタブリッシュメントのスピリットだとすると、「できるけどやらない」がアジャイルのスピリットなのかな、って改めて思いました。

kawaguti.hateblo.jp